Lichtpuntjes; efficiënt vergaderen
In de aanloop naar Pinksteren, het feest van het licht, zien we ook in deze tijd van Corona weer wat lichtpuntjes. De jongeren mogen vanaf volgende week weer wat meer naar school en de horeca, sportschool mogen ook weer open.
Dingen die we anders als gewoon zagen, zijn nu opeens bijzonder.
In teams zijn lichtpuntjes ook erg belangrijk als een team in moeilijke periodes zit.
Lichtpuntjes geven hoop en hoop geeft lucht in moeilijke tijden.
Het bijzondere is echter dat veel teams en organisaties focussen op zaken die niet goed gaan en daarmee een extra energielek creëren voor zichzelf.
Hoe vaak gaan vergaderingen niet over zaken die beter moeten of waarom het fout gaat. Ik ken nog niemand die vol energie uit dit soort vergaderingen komt. Meestal denk je tijdens de vergadering aan alle zaken die je had kunnen afhandelen of aan de mensen die je had kunnen bellen of bezoeken. Meestal kom je compleet leeg gezogen uit zo’n vergadering. Met een beetje pech hebben jullie ook niet eens concrete afspraken gemaakt over wat jullie nu anders gaan doen.
Maar hoe keer je nu het tij? Hoe zorg je dat je met elkaar vol energie uit een vergadering komt?
Dat is nog niet zo eenvoudig. Hieronder beschrijf ik een aantal tips die kunnen helpen om het vergaderen om te zetten naar een energieboost in plaats van een energie lek.
- Begin je vergadering door successen te delen: ieder persoon heeft, als het goed is, wel iets mee gemaakt in de afgelopen periode wat goed gegaan is. Door hier bewust bij stil te staan, creëer je een positieve sfeer waarin iedereen gestimuleerd wordt te luisteren en inbreng te hebben.
- Zorg voor een heldere agenda: wat is een bespreekpunt, wat is ter kennisgeving en wat moet besloten worden. Als je dit goed doet, is een rondvraag niet nodig. En als iets een energielek is, is het wel de rondvraag waarin op het laatst toch nog even belangrijke punten besproken moeten worden zonder dat daar echt de tijd voor is.
- Zorg dat je bij ieder probleem/ vraagstuk bespreekt wat in het verleden al gewerkt heeft. Hieruit kun je belangrijke elementen halen, die je snel kunt uittesten om te kijken of het in deze situatie ook werkt.
4. Zorg dat je als voorzitter aandacht hebt voor alle partijen aan tafel. In een tijd waarin we veel digitaal vergaderen, is dit een grote uitdaging. Het kost nu meer tijd om alle mensen aan het woord te laten. Als voorzitter zul je dit op een directieve manier moeten doet. Door iedereen te bevragen naar knelpunten en successen, krijg je een besluit wat gedragen wordt door het hele team. Dat vergroot weer de kans op succes.
5. en last but not least (een die ik nog wel eens lastig vind): houd je aan de tijd die voor de vergadering staat. Niets zo vervelend dat er belangrijke punten afgeraffeld worden of besproken worden, terwijl er al mensen vertrekken omdat ze een vervolgafspraak hebben.
Creer dus je eigen lichtpuntjes door bovenstaande toe te passen.
Als het goed is, komen jullie dan met meer energie uit de vergadering en weet iedereen aan welke knoppen gedraaid moet worden om weer opnieuw succes te behalen.
Wil je liever een andere verhouding zien? Wat ga je daaraan doen?